Il problema che molto spesso le associazioni in generale affrontano riguarda principalmente la gestione e l’organizzazione delle proprie risorse in termini di forza lavoro. Associazioni, cooperative, fondazioni e consorzi di medio calibro devono dotarsi di un’organizzazione agguerrita e performante, comparabile quasi ad una struttura aziendale.
Per rispondere con successo a questa crescente necessità, Google per il non profit ha messo a disposizione delle organizzazioni senza scopo di lucro la potente piattaforma di Google Workspace (una volta denominata G-Suite) che, diversamente dall’equivalente offerta per le aziende, è disponibile gratuitamente.
Nella piattaforma Google for NonProfit, Google Workspace e Google Ad Grants sono gli strumenti più straordinariamente efficaci per le associazioni in quanto semplificano l’organizzazione e la promozione senza impattare sul budget. Ma l'attivazione è tutt'altro che semplice.
Cos’è Workspace?
Google Workspace costituisce un’autentica panacea per l’organizzazione senza scopo di lucro, riunendo in un’unica piattaforma tutte le componenti necessarie per il corretto funzionamento dell’organizzazione. Tutti i piani di Google Workspace offrono un indirizzo personalizzato per la tua organizzazione non profit e includono strumenti di collaborazione nella versione professionale quali Gmail, Calendar, Meet, Chat, Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Sites e altri tool gratuiti
Una comodità unica se pensiamo che, in una sola piattaforma, possiamo gestire tutta la nostra organizzazione in maniera semplice e professionale. Possiamo così concentrarci su ciò che è importante per le azioni sul campo e lasciar fare a Google tutto il resto. Inoltre, grazie alla straordinaria intelligenza artificiale e alle tecnologie di ricerca avanzate, è possibile lavorare con maggiore efficienza e rapidità.
L'elenco dei vantaggi è notevole
- Indirizzi email professionali sul dominio della tua organizzazione non profit.
- Riunioni video con 100 partecipanti.
- 100 TB condivisi tra tutti gli utenti.
- Controlli di gestione e sicurezza.
- Assistenza Standard.
Un ulteriore vantaggio è la facilità di lavoro ovunque tu sia e su qualsiasi dispositivo, anche in modalità offline, grazie agli strumenti che consentono l’integrazione, la personalizzazione e l’estensione di Google Workspace per soddisfare le esigenze specifiche del tuo team. E tutto ciò è disponibile gratuitamente, a tempo indeterminato.
Come accedere a Google Workspace?
Accedere a Google Workspace può essere un po’ complesso per le associazioni no-profit. Per le aziende è un po’ più facile in quanto viene assegnato un consulente commerciale Google Italia che predispone un’offerta ed un piano a pagamento. Per il piano gratuito riservato alle ONP questo non avviene.
Le organizzazioni non profit devono innanzitutto dimostrare la loro idoneità al servizio. Questo processo richiede la richiesta di accesso e una verifica dell’associazione.
Big G è molto chiaro su questo punto: è necessario essere un’organizzazione di beneficenza senza scopo di lucro, rispettando appieno i requisiti di idoneità stabiliti dal Paese di appartenenza. Non sono ammesse entità governative, ospedali o organizzazioni sanitarie, istituti accademici, scuole o università. Google For Education è stato sviluppato specificamente per quest’ultimo gruppo.
Una volta rispettati tali requisiti, bisogna registrarsi su una piattaforma chiamata TechSoup, che gestisce le verifiche per conto di Google. Successivamente, dopo l’approvazione, verrà fornito un token di convalida necessario per accedere al servizio.
Inserito il token di convalida ti si aprirà il pannello di controllo di Google Workspace e da lì puoi iniziare ad operare e lavorare in autonomia.
Un procedimento macchinoso che ti porterà via del tempo prezioso, ma necessario per accedere alle potenzialità di Google Workspace.
E poi attivare l'account Workspace
La procedura, purtroppo, non è terminata. Una volta ottenuta l'approvazione di Google bisogna creare un account Google di Workspace.
Si parte da un account Google già attivo che servirà da amministratore e riserva, per poi creare nuovo utente e password fornendo alcuni dati della propria non-profit.
La cosa più complicata è la verifica del dominio del sito proprietario della organizzazione. Questa operazione passa per il settaggio di record DNS nella sezione di configurazione del l'hosting del sito, con una procedura diversa per ogni gestore.
Bisogna ammettere che risulta macchinoso anche per utenti esperti in IT. Google regala questa possibilità alle associazioni senza lucro, ma la rende alquanto difficile!
La risposta alla domanda nel titolo sulla convenienza dell'attivazione è sempre sì per via dei tools gratuiti e delle possibilità a cui si ha accesso, a cominciare dai ben 100 Terabyte di spazio Drive condiviso. La macchinosa procedura effettivamente può scoraggiare.
Se non ti senti pronto o non puoi dedicare un’eccessiva quantità di tempo, ti può essere utile cercare assistenza. Anche la nostra.